Le CBC en visite chez NEOTOA

Néotoa est un acteur immobilier à vocation sociale fondé il y a près de 100 ans et opérant dans le Grand Ouest. Il compte 19 000 logements en Ille-et-Vilaine et 262 collaborateurs répartis entre le siège et 10 agences couvrant son territoire.

Le 9 mai dernier, Néotoa nous a reçus au dernier étage de son siège social à Rennes, devant un paysage urbain à couper le souffle ! Assis en cercle dans la vaste salle dédiée aux décisions et aux échanges collectifs, nous avons eu la chance de partager un moment mémorable avec Sandrine Françon (Directrice des ressources et du bien-être), Sandrine Gille (responsable marketing et communication), Solène Lepretre (Responsable RH et recrutement) et Davina Richard (responsable communication et membre du CBC35) pour évoquer la transformation que vit l’entreprise depuis presque 5 ans. L’idée de cette visite était de découvrir un nouveau modèle d’entreprise (d’inspiration « libérée ») et faire un focus sur la place clé qu’ont les ressources humaines et la communication dans la démarche.

Une transformation pour favoriser l’innovation

Depuis 2014, Néotoa a décidé de faire confiance à ses collaborateurs en leur confiant la prise de décision. Cette nouvelle façon de manager a pour vocation de libérer l’innovation au service des clients, en permettant aux collaborateurs d’initier et de porter des projets structurants et innovants, sans validation préalable du CODIR et/ou de leur hiérarchie. Bien entendu, les initiatives doivent nourrir les valeurs de l’entreprise (proximité, innovation, design et bien-être) et être orientées vers le client qui est au cœur des préoccupations de l’entreprise.

Exemple de projets portés par les collaborateurs : résidences intergénérationnelles, habitat participatif, partenariat avec les pompiers, …

Une façon de manager qui a profondément changé

Cette démarche a nécessité de mettre en place un certain nombre de principes comme la confiance a priori, le droit à l’erreur, …pour oser tester et proposer des choses et permettre au collaborateur d’être responsable.

Chez Néotoa, les COPIL et CODIR sont des contributeurs comme les autres, les collaborateurs ont un pouvoir de décision et travaillent ensemble sur la réorganisation de services, l’aménagement de leurs espaces de travail, la mise en place du nouvel intranet et d’un réseau social, …ce sont eux qui le vivent, ils sont le plus à même de savoir ce qui est le mieux pour eux : « c’est celui qui sait qui fait ».

Cette transformation a bien sûr beaucoup questionné le rôle du management. Les managers ont été formés pour faire évoluer leur rôle et posture. Ils écoutent, accompagnent leurs équipes dans leurs prises de décision, rappellent le cadre si besoin, donnent le sens, tandis que les équipes planchent sur des sujets de fond et structurants pour l’entreprise.

Pour les fonctions support telles que la communication et les ressources humaines, il faut parfois laisser son égo de côté, reconnaissent nos témoins, dès lors que ces fonctions peuvent être portées par n’importe quel collaborateur…En tant qu’experts de leur sujet, les responsables « en titre » deviennent des référents auprès desquels les collaborateurs peuvent venir chercher appui et conseil.

Bien entendu, tout ça ne se fait pas tout seul, les groupes de travail ont des pilotes qui sont formés aux techniques d’animation et de facilitation pour favoriser la créativité et faciliter les prises de décision.

Souvent les réflexions prennent du temps comme la réorganisation de 2 services impactant près de 100 collaborateurs qui a pris 15 mois de réflexion, mais « quel bénéfice ! », témoignent nos hôtes.  Une fois la décision prise, tout le monde est prêt, chacun a déjà commencé à poser les briques de l’avenir. Sitôt entériné, le projet vit déjà ! A l’inverse de restructurations conçues et décidées « en haut » qui mettent tant de temps à être acceptées par les équipes…

Des clés de réussite

Le récit de nos hôtes fait ressortir les éléments clés de la réussite de ce nouveau modèle : un dirigeant qui incarne cette philosophie managériale et qui la porte, des règles et une vision partagées et connues de l’entreprise, pour que les collaborateurs sachent ce qu’ils peuvent faire ou pas et faciliter les prises d’initiatives enfin la CONFIANCE  comme maître-mot pour que le collaborateur puisse libérer ses talents au service de l’entreprise. Ainsi Tout projet peut être étudié du moment où la vision de la culture client est partagée.

Un bilan très positif

Nos hôtes répondent librement à nos questions sur les limites et les difficultés rencontrées, et le bilan constaté.

 Il y a bien sûr des choses qui marchent et d’autres pas, il y a bien sûr des personnes qui franchissent les limites mais globalement les collaborateurs sont raisonnables. En fait, l’ajustement est permanent. Même si le processus a été engagé il y a 5 ans, ce n’est que le début. Il faut continuer à améliorer la communication, qu’elle soit encore plus fluide et transparente. Le retour en arrière semble inenvisageable.

Et la liste est longue de projets innovants et d’évolutions vertueuses qui ont vu le jour depuis 5 ans. Les postes de travail et les conditions ont été améliorés (suppression des tâches répétitives ou inutiles comme des étapes de validation), les équipes s’organisent entre elles en cas de surcharge ou manque de personnel avant d’alerter les RH (ce qui était le cas avant), elles s’impliquent dans les recrutements de leurs futurs collègues, …Elles ont dessiné leur futur espace de travail (open space, flex office, …) dont les travaux vont commencer avant l’été. Des espaces décalés mais qui seront aussitôt adoptés. Les équipes qui planchent sur le sujet auront déjà testé les nouvelles modalités.

Pour nous visiteurs, le bénéfice est palpable, à voir la qualité d’accueil, le sourire et la pêche de nos ambassadrices.

L’expérience Neotoa pourrait se résumer ainsi : un cadre fertile « Respect de l’entreprise, respect du collègue, respect du client » et une démarche qui libère les talents favorisent la prise de décision et la recherche de solutions.

Au-delà de découvrir une entreprise inspirante, cette visite a aussi été l’occasion de mieux se connaitre entre nous, puisqu’elle a débuté par un tour de présentation et s’est clôturée par un cocktail.

Un grand merci à Néotoa et à toutes les personnes présentes ce soir-là.